Septembre est arrivé, c’est le début des classes.
Faisons nos devoirs. Apprenons de nos projets!

 

En gestion de projets, il est reconnu que les « bilans de projet », les « post mortem », aussi appelés « leçons apprises » sont des plus bénéfiques. Encore faut-il bien les faire. Voici donc en quelques lignes, une présentation de bonnes pratiques à ce sujet.

Commençons par une définition. Leçon : enseignement profitable tiré d’une faute ou d’un évènement. Tirer une leçon d’une erreur commise. J’ai appris ma leçon, je ne recommencerai plus. Ainsi, il y a deux composantes sur lesquelles nous devons porter une attention particulière : primo, tirer un enseignement et secundo, le rendre profitable.

 

Pourquoi faire un post mortem?

L’objet d’un tel exercice est autant de mettre en évidence les bons coups afin de pouvoir les répéter que les moins bons coups pour pouvoir les éviter dans des circonstances similaires.

Aussi, l’exercice doit porter sur les aspects de la gestion du projet ainsi que sur la qualité de la solution développée par le projet.

Attention! Il n’est pas question ici de faire de cet exercice une recherche de coupables ou de dresser une liste de blâmes. L’important est de comprendre les relations de causes à effets et d’identifier des pistes d’optimisation des pratiques.

Comment doit-on procéder?

Pour découvrir nos leçons, il y a plusieurs façons de faire. On peut faire appel à des rencontres plus ou moins formelles dirigées par un facilitateur. On peut également procéder par l’envoi de questionnaires suivi de l’analyse des réponses et du partage des conclusions. Les thèmes peuvent être libres ou dirigés.

Un truc pour donner une tendance positive à l’exercice : demander aux participants de féliciter d’autres membres de l’équipe pour leurs bons coups.

Dans chaque cas, il est important de nous poser la question suivante : y a-t-il intérêt à faire cet exercice en mode anonyme ou en sous-groupes pour permettre aux vraies questions d’émerger?

De plus, pour comprendre les différents points de vue, il peut-être intéressant de faire l’analyse des résultats selon les différentes sources, c’est-à-dire du point de vue des membres de l’équipe de projet, du point de vue des clients et usagers ou du point de vue des autres parties prenantes.

Pour rendre nos leçons apprises profitables, il faut les partager et les communiquer. À quoi bon faire l’exercice si les résultats ne servent pas? Ce que l’expérience démontre, c’est que déposer un document dans un répertoire commun ou sur l’intranet ne donne aucun résultat probant. Il faut plutôt favoriser des moyens dynamiques : dîner rencontre, partage de l’apprentissage lors du démarrage des prochains projets, etc.

De façon encore plus efficace, s’il existe un bureau de projets au sein de l’organisation, il devra alors en tenir compte systématiquement dans l’évolution de ses pratiques et de ses standards.

Combien en fait-on et quand le fait-on?

Pour que nos leçons servent aux projets futurs, il est recommandé de réaliser un post mortem à la fin de chaque projet. Mais que diriez-vous d’être un peu plus ambitieux? Pourquoi ne pas faire l’exercice à chaque phase, voire à la livraison de chaque composante du projet? Cette façon de procéder permettra à l’équipe du projet d’améliorer sa performance pendant toute la durée du projet.

Qui invite-t-on et qui anime?

Toutes les parties prenantes au projet devraient participer à l’exercice et, dans la mesure du possible, en même temps. Si les participants sont trop nombreux ou que vous percevez des risques de dérapage, ou tout simplement pour vous assurer que chacun se sent libre de s’exprimer, il peut-être approprié de faire des sessions en sous-groupes.

Qui devrait animer ces rencontres? Certainement pas le gestionnaire du projet qui pourrait avoir de la difficulté à regarder le tout avec objectivité. Pourquoi ne pas inviter un «non participant» au projet? Une personne neutre, n’ayant pas été en contact avec les participants au projet. Mieux, un facilitateur qui a une bonne expérience dans ce genre d’exercice. De cette façon, vous maximiserez les apprentissages.

Conduire des exercices de post mortem, c’est savoir faire ses devoirs! Mieux encore, conduire de tels exercices, c’est transférer des bénéfices durables à l’organisation.

Vous souhaitez réagir à nos propos? Nous raconter votre histoire de post mortem et les enseignements que vous en avez tirés? Nous sommes toujours intéressés à vous lire ou vous entendre. info@brioconseils.com